外贸公司怎么处理询盘 外贸发货详细流程？

外贸公司怎么处理询盘

外贸发货详细流程？

外贸发货详细流程？

客户发询盘，回复客户询盘（或者你直接发开发信给客户）---进一步洽谈（产品规格、价格、交货期、付款方式等细节）--寄样品给客户---客户下订单---做形式发票（proforma invoice）给客户---客户付定金---大批量生产---安排商检报关---安排出货（联系货代，订舱，安排拖车，在工厂装货等）---催货代把提单副本发给你---把提单副本发给客户，催其付余款---做各种文件（商业发票、装箱单等）并发给客户---付FOB费用，从货代处得到提单正本---寄提单正本给客户。
这就是一般的流程。当然，其中可能有一些变化，但万变不离其宗。如果你们有进出口权的话，你们还要进行退税。

询盘的定义是什么？

询盘是指企业发出的，用于咨询商品或服务的价格、交货条件及有关其它条款的书面询价书。它是一种贸易术语，作为下订单前的重要准备工作，它能够帮助企业讨价还价并达成最佳的贸易协议。

外贸业务的流程是什么？

外贸业务的流程是：
1．客户询盘
一般在客户下订单之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。
2．报价
业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，Performa Invoice 给客户做正式报价。
3．得到订单
经过洽谈，收到客户正式的订单purchase Order。
4．下生产订单
得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。
5．业务审批
业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按

如何将外贸询盘分类，不同类型的询盘该如何回复？

谢邀请！
外贸业务员收到询盘该怎么回复？如何有效提升你的询盘成交转化率？
前不久我给另外一个小伙伴回复过类似的问题，其实这个问题一直都有人在不断的问，不断的问，我也在不断的说，不断的说......
Tabitha：哥，我到现在外贸做了6个月了，公司一年B2B平台投入的费用有几十万，所以我能接收到的询盘量也还算可以，但是6个月真正接到手的定单，仅仅是2个非常小的测试单。我在公司每天也都非常努力和忙碌，但是业绩平平，公司和经理给的压力也越来越大，我现在越来越没信心了, 真不知道还要不要继续做外贸了......
我：别急，Tabitha。既然你询盘成交率这么低，你有没有思考这是为什么？你自己是怎么处理回复这些询盘的呢？
Tabitha：每个询盘我就是把准备好的价格单和格式化的内容回复给每个客户，然后等客户回复，但是基本都是了无音讯，石沉大海。
我：你有没有对每天收到的客户询盘做一定的市场分析？并且选择优质询盘重点跟进和投入最大的资源呢？
Tabitha：这个......我不懂怎么通过询盘去分析客户，判断客户的含金量。所以......
我：......
相信有不少外贸人，尤其是外贸新人，或多或少都会遇到和Tabitha相同或相似的问题、困惑、瓶颈，那么我们今天文章分享的内容主题就是：如何有效的分析海外客户，从而提升外贸网络询盘的成交率。
询盘的分析和差异化投入精力，从传统的广交会业务开拓模式，外贸B2B，到外贸主动营销，我一直强调并且坚持一个观点：外贸订单的成交就是商业资源的最合理匹配的结果，所以提升网络询盘的成交率，对于客户询盘的系统调研和分析是成功的第一步，而且对于网络询盘投入的精力应该差异化对待，尽量把资源和精力投给那些真正有能力下单并且有长期发展潜力的优质客户，这也是非常重要的一点。
询盘客户分类：
01. 客户目标明确短期内可以下订单的询盘
我们通过客户的询盘信内容可以清楚了解到客户采购需求的真实性和迫切性，比如这类客户，我们从他们询盘信的内容可以看出，他们问的产品信息非常详细，比如产品的款式，功能，认证，特定的参数等，通过客户的邮件交流你会发现客户对于产品和行业有着非常精深的理解，对于交货期，定单的数量，付款方式有着非常明确的说明，如果你有业绩压力对于这类客户一定要重点开拓和投入最大精力跟进，因为如果你的价格合理，你的专业度符合客户要求，这类客户往往可以在短时间内迅速给你下单。
02. 潜在客户类的询盘
所谓潜在客户的询盘指的是那些短时间内不会给你下单的客户，我曾经有一个真实案例，一个客户从询盘到最终下单花了3年时间，所以说如果你是一个业绩压力的外贸新人，对于这类潜在客户的询盘只需要发了应有的价格单和定期惯例性维护不需要投入特别大的精力和期待，一般来说潜在客户又分下面几类：
A. 有些大的客户本来已经在中国已经有了供应商，因为某种原因想再增加几个供应商，或者跟原来的供应商合作的不愉快，或者说原来的供应商价格服务已经失去优势，这类客户的定单成交率其实是非常困难的，除非你的价格和生产优势在你们行业内有着特别明显的竞争优势，不然从询盘到真正成交等待周期比较长，沟通的过程也会比较繁琐，这都是我真实的经历和体验。
B. 中国的商品就是物美价廉的代名词，在外贸平台上有非常多的中小批发商，通过网络了解一下某些商品的价格，看看有没有进口做这个商品的市场商机，一般来说这类客户的价值不大。
C.有些客户目前手上没有订单，但是希望了解一下中国供应商的信息并且掌握一定的价格走向，为了后期真正下单做准备，这类客户基本上不需要投入太大的精力。
D.有些所谓的杂货客户，对于产品没什么专业度，也许他的上家问了他一个什么询盘，他就通过互联网收集一下他想要的商品。还有一些新手买家，发询盘的目的仅仅是收集资料，为以后做这个产品做调研。
03. 无效的垃圾类的询盘
通过外贸平台收到的无效垃圾询盘也非常多，比如说老生常谈的外贸客户骗样品的案例，还有很多所谓的客户通过询盘看上去要跟你做生意，但是他本质上的目的是希望你们公司发邀请函他来中国境内做他自己的事情，甚至还有些钓鱼网站，对于这类无效垃圾询盘我们一定要及时识别，避免浪费和损失精力和财力。
客户类型分类：
通过客户的询盘内容和沟通交流，我们可以判断出客户的综合分类，每类客户对于下单的意向和频率都会有区别，一般来说从B2B平台上我们会经常接触到这样几类外贸采购商：
01. 小型的零售商
目前外贸B2B平台最容易接触到就是这类小型的零售商，因为中国的电商平台有着海量的供应商，价廉物美的商品，通过互联网成为了这些小型零售商选择供应商的主流模式。这类客户的特点是，一般来说订单数量比较小，但是自己可以决定自己的订单，要货比较杂，并且要货比较急，这类小型零售商一般来说实力比较小，但是后期如果真正做起市场，量也是非常可观的。所以对于这类客户我们千万不要轻视，多多积累，积少成多，也是一笔非常可观的业绩收入。
02. 中间贸易商
这类客户在外贸B2B平台上我们也可以接触到很多，这类客户的特征是价格敏感型，甚至很多都在中国大陆都有采购办事处，往往做贸易多年，对于产品，中国市场行业都非常熟悉和了解。他们的特征是选择非常多的中国供应商作为价格比较，所以对于这类客户的询盘，你的成交机率应该说是不高的，比如价格问题，沟通问题，另外他们手上的订单不确定性也比较高。
03. OEM进口商
这类客户的应该说是最有含金量和市场潜力最大的客户，一般来说这类客户选择供应商比较谨慎，通过互联网选择供应商也许是他们的渠道之一，但是他们选择供应商一定是综合型和复合型的，通过互联网认识以后大概率会来工厂实地考察，对于工厂的要求也非常严格，比如规模，研发能力，产量，他们的订单周期比较长，下单也非常严谨，但是量非常大，而且非常稳定，下单前需要不断的产品测试和工厂调研，但这类客户是成长性最好的客户，甚至直接决定了一个工厂的发展和企业规模。
04. 海外大型连锁超市
如果你能通过互联网收到这类客户的询盘，并且证实询盘的真实性，那么我首先恭喜你了，因为这类客户一般来说不会经常在互联网选择供应商，对于这类客户的辨别也非常简单，因为邮件都会有非常清晰的著名LOGO的标识，比如说麦德龙，家乐福，但是这类客户下单的流程非常非常繁杂，我就有过跟沃尔玛合作的经历，通过网上前期联系，再经过认真仔细的筛选，工厂测试等，比如ISO，CE环保测试，甚至会有1年半载的下单周期。
询盘初步分析
首先收到客户的询盘我们可以通过Google的方式搜索一下客户的公司名称，通过Google搜索客户的公司名称我们一般会得出2种结果，第一种就是互联网上有客户的资料信息，那我们就可以通过这些资料简单了解一下客户的公司背景，如果通过Google查询不到客户的资料信息，一般来说会有几种情况，第一种情况客户是个小公司，或者不太注重电子商务。如果联系电话传真电话是一个号，估计这个客户的公司规模比较小，找到客户的公司地址，我们可以通过Google MAP和Google地球查询一下客户的公司卫星照片，看看公司在海外的哪个区域，企业规模怎么样。
客户的企业网站
在目前这样一个互联网时代，一个正常的客户基本上都会有自己的企业网站，如果一个客户连企业网站都没，那客户的实力和理念就值得思考了。进入客户的企业网站我们基本上可以得到下面几个客户背景的核心信息：
01. 网站的商品介绍页面客户是不是我们这个产品的专业客户，通过客户网站上的商品介绍描述，我们可以清楚的看到客户的产品和我们的产品的关联度。比如我们是做工艺品的，我们通过客户的网站甚至发现我们一模一样的家居创意礼品的产品，这样得出的结论就是这个客户的匹配度非常高。
02. About us页面通过这个页面我们可以清楚的了解到客户的公司的历史，比如说客户的销售市场，我们从这个客户的介绍中发现客户的市场在欧洲和美国，跟我们的产品的目标市场完全一致。
03. 联系我们页面通过联系我们页面我们可以得到更多的客户的资料，通过Google搜索这些信息我们可以得到更详细的资料，我们也可以客户的这些资料输入Facebook或者LinkedIn等SNS社交网站看看客户公司的商业活动规律和网络评价。
04. 海关数据调研对于那些含金量特别高的客户，特别是那些发展潜力巨大的客户，为了更客观全面的了解客户，我们也可以选择付费的海关数据调研客户，海关数据现在市场上都可以轻松买到，通过海关数据我们可以清楚的了解到客户的是不是在中国有过采购记录，采购的频率是多少，采购的信用度怎么样，客户的在中国大陆原有的供应商是谁，原有供应商的核心优势是什么，如果你的同类供应商特别有竞争力，你还需要针对同类供应商做出一份详细的调研。在这样的基础上做出的价格报价和市场分析，最终客户成交的成功率自然比较高。
提升客户的回复率
当我们做好了客户询盘的详细调研分析，我们就可以针对性的跟进客户，跟进客户也有很多技巧性，一般来说跟进的好，客户的回复率自然提高。
01. 专业度和详尽的前期准备
对于一个专业性的真实客户，我们回复询盘的专业度就是非常关键，这需要外贸业务员对于产品和行业非常精深的理解和了解，业务员需要在平时多积累和学习，给客户的回复中我们尽量做好详细的准备工作，比如说告诉客户我们的核心优势是什么，我们的价格处于整个行业中的什么水平，告诉可以不需要继续比较价格了，我们的价格已经是非常有优势了，而且我们的品质和服务的特点更明显。
专业度还包括下面几个细节：
A.如果你是供应商，把自己的公司的规模，例届展会的照片，合作过的著名客户，研发能力，认证情况都在你的回复中展示出来。
B. 产品报价要根据客户的种类，客户的实力，客户的地域综合性的报价。
C.邮件回复注意格式和礼貌，还有不要写错别字的英文，这样会降低你的专业度。
02. 真实的满足客户的利益和需求
业务员在跟客户沟通交流过程中应该真实理解客户对于产品和订单的最真实的需求和困惑，真实努力的去解决这些困惑，并且永远换位思考，其实订单成交过程就是真实满足需求，解决争议的过程。
03. 真诚的服务和优质的服务细节
做外贸是一项繁琐的工作，订单的过程更多是外贸业务员和客户沟通交流的过程，在这个过程中业务员的服务水平，沟通能力，服务细节都对订单的成交起了决定性的作用，其实这些服务素质的背后就是业务员平时对于业务水平和业务素质的积累。
差异化营销
当我们回复询盘，跟进客户时，要知道我们都面临着惨烈的同行竞争，而没有任何人能保证自己的产品永远都是质量最好且价格最便宜的，所以要想提升成交转换率，必须学会寻找自己的优势卖点，让自己和同行之间形成差异化，并且努力让自己成为客户心里的“衡量标准”。
那么差异化的形成也并不只是局限在产品方面，因为产品方面的差异化程度一定是有限的，更多的时候需要我们努力让自己“值钱”，比如你的专业性，服务性，体贴细腻性，沟通愉悦的塑造等等，我们自己可以有更多的潜能和空间，比同行做的多一点，比同行做的好一点，也许客户就会选择你，很多时候这都会体现在整个过程的细节中，润物细无声。比如：
客户发来的询盘：
Hi,
I need a quote for 160000 Magic 8 balls. Id like a quote for both a custom and standard version.
Thanks,
Brian
我第一封回信的内容不会太多，但质感及深度要足够，这样才能在众多的竞争者中有所区别。而回信之前，我会先搞清楚这位客人的详细信息，从而确定该买家询盘的真实性，并为回信做准备。
我的回复：
Hi, Brian,
Thanks for your big quantity inquiry.
We know you are big company in the US. Although this is our first touch, we really want to provide you as good services as we can. So far we have more than 3 factories supported on this ball. With the original manufactory of this magic 8 ball in Guangdong China,we can balance the price and quality.
At this time I sent you FOB China prices for your eyes first. If necessary I’ll prepare more information to you again.
Included 1 color Logo outside imprint
Standard Says
We got totally 1 set of standard sayings for customer’s selection.
Remark:
Customers can create your own sayings with the new mold, USD 2,000.00 will be charged for this. The molding schedule is 20 days.
Set-up and films charge: USD 150.00/job
Payment:
Set-up charge: 100% deposit
Custom saying molding charge: 100% deposit
Mass production amount:
By sea:
T/T 30% as the deposit when the order confirmed, the balance should be paid against the copy of the B/L.
By Air:
Not advice due to liquid in ball.
Please kindly note that payment terms above are for one shipment only.If any partial shipment is needed, please advise us the shipment details for further information.
More detail information is here at “Magic 8 balls” （说明：公司网站上具体产品的链接）.
Hope the information above would help you. If you need local contact or any other questions please feel free to contact us.
Thanks again.
David
我认为表现自己的一封邮件及一个网站，非常重要，如果连这两件事都没有做好，那实在是算不上做好准备了。你下的功夫客人是很容易看出来的，这也体现出一种良好的服务意识。如果你做到了这一点，你对客人的第一次服务就可能产生差异化，让客人“眼睛一亮”。
客户的回复：
Thanks David,
Just to confirm, the prices below include bulk shipping from China delivered to Portland Oregon? If not I need to know what the shipping cost would be.
Thanks,
Brian
很多人报个出厂价就以为“万事大吉”，而我的差异化服务来自于，从“客人的客人”角度想事情，把数据都准备好给他，让他工作更方便，从而更快获得订单。很多人报价只给PDF或者excel格式，而我至少提供两种格式，一种为excel或者word，供客户使用你的报价数据，另外还需要提供一份PDF，也是为了防止某一种格式因为客户电脑版本之类的因素，导致无法打开的，可以看另外一种格式。
我的回复：
Hi, Brian,
It’s so great to hear you again before the eve of Chinese New Year.
For your convenience I add shipping fee into tables. This shipping fee are quoted by this month and they may have some different every month.
Included 1 color Logo outside imprint and preset
Since this big quantity order, Custom Molding should be free for you.
I know you have more than 2,000 stores across the US. If you need any separate shipping in the future, please let me know. We can process that for you also.
The more definite this order is the lower the prices would be. At that time I will introduce factory side in to negotiate more detail and make prices down. Any question please tell me.
Yours truly,
David
打铁要趁热，我找了一位在美国当地的朋友，向他说明我们公司的服务。也就是说，只发邮件用文字说明还不够，我还打电话给他，并让客人知道，未来一旦出现状况，当地还有人可以帮助他。另外，我还很详细地回复了客人有关样品准备的事情。
不管订单大不大，客人跟我要样品时，我都会跟他提样品运费需客人自付，如此可判断客人对该订单的态度。
客户的回复：
Hi David,
Please use the FedEx # below. If you could please reference 8-Ball in the reference field, that would be great. Thanks again for your quick response.
Brian
面对大单时，一个人的力量是不够的，在这种情况下最好能找人帮忙，每一步都走好，获得订单的几率才会更高。
总之，外贸业务工作，还是需要多经历，多历练，多总结，多倒推，多学习，多借鉴，形成一个自己的“标准化”操作执行流程，这样不仅能保证质量，还可以提高效率。
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